- ¿Qué es el registro horario y quién está obligado a cumplirlo?
- ¿Cómo debe ser el registro de control de jornada laboral?
- La empresa deberá garantizar que los trabajadores fichen correctamente
- Tipos de fichaje para el control del horario laboral
- Sanciones por incumplimiento del registro de jornada laboral
- ¿Cómo debe hacerse un registro laboral en formato papel para que sea válido?
- Problemas del registro de la jornada laboral en papel
- ¿Por qué no se consideró válido el registro horario en RENFE?
- Alternativas al registro horario en papel: el registro telemático
- Ventajas del registro de la jornada de forma telemática
- Registro del horario con Time Laboris
El registro de la jornada laboral para todos los trabajadores es obligatorio desde abril de 2018 con el objetivo de acabar con las horas extras no remuneradas. Así lo recoge el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, publicado en el BOE.
Desde entonces son muchas las empresas que utilizan una simple hoja de papel en la que el trabajador firma cuando da comienzo a su horario de trabajo. Últimamente se ha extendido el rumor sobre la falta de validez de un registro horario en formato papel, rumor que procede de una sentencia sobre RENFE que comentaremos más adelante.
A pesar de que el registro de jornada laboral en papel es válido, no siempre es del todo fiable, por ello se recomienda utilizar sistemas informáticos que aporten mayores garantías como las que vamos a ver a continuación.
Pero antes de todo vamos a ver detenidamente qué es el registro horario, tipos de registro y quién está obligado a rellenarlo.
¿Qué es el registro horario y quién está obligado a cumplirlo?
El registro horario o control de la jornada laboral es la documentación donde se recoge el tiempo de trabajo de los empleados desde que inicia la jornada hasta su finalización, incluyendo los descansos. Tiene que ser lo más preciso posible, por lo que se recomienda rellenarse en el momento de entrada y salida.
No sería válido, por ejemplo, poner todos los días de 8:00h a 14:00h y que el trabajador firme a final del día o de la semana, sino que si el trabajador entra a las 8:01h y sale a las 14:05h deberá quedar registrado con dicha precisión. El objetivo es dejar registrado el tiempo exacto que el trabajador está destinando a su actividad laboral y poder tenerlo en cuenta a la hora de recuperar o de realizar horas extras.
Se trata de una ley obligatoria para todas las empresas y para todos los trabajadores. Podríamos pensar que solo es necesario para grandes empresas donde hay muchos trabajadores, pero se debe aplicar a todas las empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes.
El registro de control horario también se debe aplicar a todos los trabajadores independientemente del contrato, ya sea jornada completa o parcial, indefinido o temporal o contrato de formación.
¿Cómo debe ser el registro de control de jornada laboral?
Desde marzo de 2019, las empresas en España están obligadas a llevar un control de las horas de trabajo de sus empleados. Existen diferentes modalidades para realizar el control de jornada horaria siendo requisito en todas ellas las siguientes características:
- Recoger la hora de entrada y salida exacta de cada turno, sin ser válidas las estimaciones.
- Se deberá confirmar también que ese registro lo ha hecho realmente el empleado.
- La empresa deberá guardar el registro y estar a disposición de consulta para trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo y Seguridad Social al menos durante 4 años.
La empresa deberá garantizar que los trabajadores fichen correctamente
El registro de la jornada por parte de los trabajadores no es opcional. Los trabajadores tienen la obligación de fichar cada día su entrada y salida en el horario exacto en el que comienzan o finalizan sus tareas.
La empresa deberá facilitar el fichaje a los trabajadores de manera que si se trata de un establecimiento de grandes dimensiones, existan distintos puntos disponibles para el fichaje de igual forma que se debería habilitar el fichaje para dispositivos móviles para aquellos trabajadores con desplazamientos.
Por otro lado, también se puede implementar un sistema de recordatorio dentro del software para que así no se le olvide a ninguno de los empleados.
Resulta complicado poder aplicar estas recomendaciones si el registro horario se hace en formato papel. Por ello, vamos a valorar también en este post las posibilidades y ventajas que ofrece el registro horario telemático. Pero no podemos continuar sin hablar sobre otros puntos claves de esta cuestión como tipos de fichaje y posibles sanciones a la empresa por incumplimiento de registro horario.
Tipos de fichaje para el control del horario laboral
Están permitidos los fichajes en papel y en formato telemático, a continuación vamos a comentarlos de menos a más seguros y precisos:
- Papel: el trabajador cuenta con una hoja en papel que deberá rellenar cada vez que entra y sale. Es molesto ya que tiene que tener siempre acceso a la hoja y se complica para los trabajadores que no pasan la jornada en un mismo espacio físico. Con frecuencia se cometen errores involuntarios y son muy fáciles de falsificar.
- Tarjeta personal: el empleado cuenta con una tarjeta que tendrá que acercar a un lector. Se reducen las posibles falsificaciones aunque no se minimizan por completo ya que podría fichar una persona con la tarjeta de un compañero. Se trata de un sistema un poco incómodo pues el trabajador deberá acercarse al lector y llevar siempre la tarjeta.
- Software: el trabajador podrá fichar a través de un programa instalado en su ordenador, APP móvil o plataforma web. Permite la geolocalización del dispositivo lo que lo convierte en una herramienta útil para trabajadores con movilidad como comerciales o transportistas.
- Fichaje biométrico: se identifica al empleado mediante huella digital o identificador facial, lo que lo hace un método muy cómodo y seguro, pero solo útil para trabajos presenciales. Se trata del método más fiable ya que solo es posible el registro si la persona se encuentra frente al lector en ese momento.
¿Por qué no se consideró válido el registro horario en RENFE?
En 2022 saltaron las alarmas sobre si las empresas podían o no realizar el registro horario en papel como consecuencia de la sentencia 00022/2022 de la Audiencia Nacional en relación al caso RENFE.
Fue un caso muy sonado que, sin duda, ha marcado un antes y un después en cuanto a la elección por parte de las empresas de la herramienta de registro horario.
El caso fue el siguiente. Ferrovial Servicios, S.A., empresa dedicada a los servicios a bordo en RENFE, utilizaba el registro horario telemático (a través de una tablet) justo a la salida del tren y al llegar a la última parada. Pero, hay que tener en cuenta que los trabajadores de servicios a bordo también realizan unas labores antes de que el tren salga y una vez que este llega a su destino. Para estas labores se habían estipulado unos tiempos estimados en formato papel que son los que han provocado el problema.
Como consecuencia, la Audiencia Nacional obligó a implantar un sistema de control horario de los trabajadores más exacto. Se indica que no es válido el registro de jornada que hace una estimación del inicio y del final de la jornada y que se documenta en papel. Además, también se estipula que la empresa no puede apuntar la hora de entrada y salida del trabajador o trabajadora para que estos lo firmen.
Sanciones por incumplimiento del registro de jornada laboral
El registro de la jornada laboral ha sido objeto de las Inspecciones de Trabajo desde su entrada en vigor en 2019, superándose ya las 9.000 infracciones que acumulan sanciones de más de 16 millones de euros.
Las infracciones más habituales han sido:
- No implementación de un sistema adecuado según la normativa.
- Irregularidades en la documentación como falta de fichajes, documentación incompleta o confusa.
Las sanciones se dividen en leves, graves y muy graves según el nivel en que se haya vulnerado la normativa.
- Leves: de 60 a 625 euros. Contempla acciones concretas como no poner a disposición de los empleados los registros, o no informar de las condiciones laborales a los mismos, entre otras.
- Graves: de 626 a 6.250 euros. Corresponden a errores en los registros, horas extras no computadas…
- Sanciones muy graves: hasta 187.515 Euros. Tienen lugar cuando se detectan problemas importantes como la superación de horas extras anuales, o la no remuneración o abono de las mismas.
¿Cómo debe hacerse un registro laboral en formato papel para que sea válido?
El registro horario en formato papel es muy susceptible a ser manipulado y que, como consecuencia, se falsifique el horario de trabajo real de un empleado. Con frecuencia ocurre que un trabajador tiene contrato de, por ejemplo, 25 o 35 horas cuando realmente trabaja 40 horas semanales. También ocurre con frecuencia que las horas extra no se registran correctamente, lo que puede conllevar a la no remuneración o la no cotización de las mismas. Además, de igual forma que se registran las horas extra, también se debe acordar el registro de los descansos.
Contar con un papel disponible en el que se registren correctamente todos estos horarios y el trabajador firme en cada uno de esas entradas, salidas y descansos, resulta complicado. Por ello, según lo estipulado por la Sentencia de la Audiencia Nacional con fecha 15 de febrero de 2022, el registro en papel debe ser fiable y objetivo y por ello solo se considerará válido con las siguientes condiciones:
- Recoge la hora de entrada y salida exacta de cada turno, sin ser válidas las estimaciones. Para lograrlo se tendrá que rellenar la hoja en ese mismo instante, teniendo en cuenta el minuto exacto y cada día deberá estar firmado por el trabajador.
- La empresa deberá guardar el registro en papel y estar a disposición de consulta para trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo y Seguridad Social al menos durante 4 años.
Problemas del registro de la jornada laboral en papel
Como hemos comentado, el control horario tiene que ser real, fiable y objetivo. Si el control de la jornada laboral se realiza en formato papel, cumplir con estas características se torna difícil por los siguientes motivos:
- Fácilmente manipulable: es difícil garantizar con un papel que el trabajador ha rellenado su entrada y salida en el momento exacto. Los minutos de más y de menos no suelen tenerse en cuenta en formato papel y, con frecuencia, se rellenan todos los días de una vez con el horario formalmente pactado en vez de rellenarse cada día.
- Limitado al modelo de trabajo presencial: para los empleados en modalidad teletrabajo, que no cuentan con un centro de trabajo fijo o que se desplazan constantemente, resulta complicado garantizar el correcto registro horario.
- Almacenaje: el registro horario debe conservarse durante 4 años y estar disponible para su consulta. En las grandes empresas esto puede suponer dificultad de almacenaje.
- Protección de datos: las hojas de registro de la jornada laboral suelen estar al alcance de un gran número de trabajadores lo que dificulta la protección de datos y privacidad de las personas.
- Retrasos y carga de trabajo: el registro de la jornada laboral en papel se vuelve tedioso por varios motivos. Para el trabajador, que tiene que acudir en varias ocasiones al día al punto donde se encuentra la hoja de registro. Para la empresa, que tiene que revisar manualmente la ficha de cada trabajador y calcular el tiempo de más o de menos que ha realizado.
Alternativas al registro horario en papel: el registro telemático
El registro de la jornada laboral en papel no es 100% efectivo pues se vuelve complicado cumplir con todos los aspectos que incluye el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
Por lo tanto, se recomienda que el control del horario se realice de forma telemática a través de app, software, o cualquier otro sistema digital que cumpla con todas las normas que se establecen.
Una buena opción son los softwares disponibles para escritorio y móvil que además de dar fiabilidad a las horas de entrada y salida de los trabajadores, también permiten mantener la información durante el tiempo exigido.
Ventajas del registro de la jornada de forma telemática
Además de ser una norma de obligado cumplimiento, el registro de la jornada laboral supone numerosos beneficios tanto para la empresa como para el empleado. Algunas de estas ventajas son:
- Mejora del clima y ambiente de trabajo. Esto se debe a que se reflejan tanto las horas de más como las de menos, pudiendo ser así compensadas de manera justa y equitativa.
- Transparencia y veracidad en el control de horas.
- Comodidad para registrar tanto la entrada como la salida del trabajo así como para justificar los retrasos o ausencias en el puesto de trabajo.
- Conocimiento sobre las personas que se encuentran trabajando en cada momento.
- Motivación y confianza de los trabajadores .El control del horario ayuda a los empleados a tener consciencia del tiempo trabajado. Ellos mismos podrán tener el registro de las horas extras, las cuales se valorarán con el correspondiente pago salarial.
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Algunas de las características más importantes son:
- Generación de informes para la confección de nóminas
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- Convenios colectivos y categorías profesionales
- Sistema de mensajería mediante notificaciones
- Lectores de huella dactilar y registro facial
- Registro y planificación vacacional y licencias laborales
- También facilita la gestión de los trámites de altas en la seguridad social
Entonces, ¿cuál es la mejor forma para realizar el control de la jornada horaria?
Una vez concluido el análisis del registro horario podemos deducir que, aunque el control de la jornada laboral pueda realizarse en formato papel, son muchas las ventajas que aportan los sistemas telemáticos.
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